ระบบ หมายถึง การทำงานขององค์ประกอบย่อยๆ อย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอน ระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท
วิธีการเชิงระบบ วิธีเชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้านต่างๆ ซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย
ระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ คือ ประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และเป็นข้อสรุปที่สามารถนำไปใช้และสนับสนุนการบริหาร และการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ระดับสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้น เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล
องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ มีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน ได้แก่ ระบบการคิด และระบบของเครื่องมือ
ระบบการคิดหมายถึง กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจงและจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่ ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของงาน สารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและระดับสูงที่มีความซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูง เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน
ระบบเครื่องมือ หมายถึง วัตถุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่ สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเป็นเครื่องมือในการจัดการสารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในองค์กร หน่วยงาน หรืองานธุระกรรมต่างๆ แทบทุกวงการจนทำให้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตกลายเป็นสัญลักษณ์ของสารสนเทศ
องค์ประกอบของวิธีระบบ
วิธีระบบมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่
1. ปัจจัยนำเข้า หมายถึง วัตถุสิ่งของต่างๆ รวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์ ปัญหา ความต้องการ ข้อกำหนด กฎเกณฑ์ อันเป็นต้นเหตุของประเด็นปัญหา
2. กระบวนการ หมายถึงวิธีการขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือความต้องการ
3. ผลลัทธ์ หมายถึง ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการวัตถุดิบหรือปัจจัยนำเข้า ผลงานที่ได้รับอาจจะเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้ ซึ่งสามารถประเมินผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับได้
ระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ คือ ประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และเป็นข้อสรุปที่สามารถนำไปใช้และสนับสนุนการบริหาร และการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ระดับสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้น เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล
องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ มีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน ได้แก่ ระบบการคิด และระบบของเครื่องมือ
ระบบการคิดหมายถึง กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจงและจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่ ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของงาน สารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและระดับสูงที่มีความซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูง เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน
ระบบเครื่องมือ หมายถึง วัตถุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่ สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเป็นเครื่องมือในการจัดการสารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในองค์กร หน่วยงาน หรืองานธุระกรรมต่างๆ แทบทุกวงการจนทำให้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตกลายเป็นสัญลักษณ์ของสารสนเทศ
องค์ประกอบด้านต่างๆของระบบสารสนเทศ
1.องค์ประกอบของระบบสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมาย ในการแก้ไขปัญหามี 4 ประการ ได้แก่ ข้อมูล(Data) สารสนเทศ (Information) ความรู้ (knowledge) ปัญญา (Wisdom) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน
3. องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทั่วไป ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบดังนี้ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล(Hardware) ข้อมูล (Data) สารสนเทศ (Information) โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ (Software) บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์ (Peopleware)
ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ
ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศมีอยู่ 3 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ
วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อย คือ
1. วิธีการวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน
2. วิเคราะห์หน้าที่
3. วิเคราะห์งาน
ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ
1. การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธีเพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้
2. ดำเนินการแก้ไขด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
3. ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน
ขั้นตอนที่ 3 การสร้างแบบจำลอง
แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง
ประเภทของระบบสารสนเทศ
ประเภทของระบบสารสนเทศจำแนก แบ่งออกได้ 3 ระดับ ได้แก่
1. ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่รับผิดชอบ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก และมีความสามารถในการประมวลผลด้วยความเร็วสูง ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น
2. ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวมเพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนก
ข้อมูล(Data)
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ปรากฏให้เห็นเป็นประจักษ์สามารถรับรู้ได้ด้วยประสาทสัมผัสทั้งห้า ทั้งที่สามารถนับได้และนับไม่ได้ มีคุณลักษณะเป็นวัตถุสิ่งของ เหตุการณ์หรือสถานการณ์ ทั้งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและเป็นสิ่งที่มนุษย์สร้างขึ้น และต้องเป็นสิ่งมีความหมายในตัวมันเองซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของ รูปภาพ แสง สี เสียง รส นอกจากนี้ข้อเท็จจริงอาจจะอยู่ในรูปของคุณสมบัติเป็นน้ำหนัก แรง อุณหภูมิ จำนวน ซึ่งสามารถแทนค่าด้วยตัวเลข ตัวอักษรข้อความก็ได้
ความรู้(Knowledge)
ความรู้ เป็นสภาวะทางปัญญาของมนุษย์ในการตีความสิ่งเร้าทั้งที่อยู่ภายในและภายนอกด้วยความเข้าใจสาระของเนื้อหา กระบวนการ และขั้นตอน อาจอยู่ในรูปของข้อมูลดิบหรือสารสนเทศระดับต่างๆ หรืออาจอยู่ในรูปของอารมณ์ความรู้สึกและเหตุผล
การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
การสร้างสารสนเทศได้ต้องอาศัยกระบวนการรวบรวมและการประมวลผลโดยมีวิธีการการจัดการดังนี้
1. ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล
เนื่องจากข้อมูลในโลกนี้มีมากมายหลายชนิดดังกล่าวแล้ว การจะหาข้อมูลที่ดีได้จะต้องมีการประมวลผลตามขั้นตอนต่างๆที่เหมาะสม ดังนี้
1. การรวบรวมข้อมูล
2. การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล
3. การจัดการข้อมูล
4. การควบคุมข้อมูล
5. การสร้างสารสนเทศ
2. วิธีการแก้ข้อมูล
ข้อมูลอาจจะเกิดขึ้นได้เองหรือเกิดจากการสร้าง การทดลอง และการประมวลผลก็ได้ เมื่อต้องการได้ความรู้ หรือต้องการทราบความหมาย หรือคุณค่าสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เราต้องเก็บข้อมูลของสิ่งนั้นเพื่อนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ
1. การสำรวจด้วยแบบสอบถาม
2. การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือเป็นเจ้าของข้อมูล
3. การวัดจำนวนหรือวัดขนาดของตนเอง
เครือข่ายสื่อสารข้อมูล
เครือข่ายสื่อสารข้อมูล คือ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องกันให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันหรือแลกเปลี่ยนกันได้ นิยมแบ่งเครือข่ายตามขนาดพื้นที่และจำนวนเครื่องที่ใช้งาน ได้แก่
1. แลน คือ เครือข่ายบริเวณเฉพาะที่ จำกัดเขตเฉพาะภายในบริเวณอาคารหรือกลุ่มอาคารที่อยู่ใกล้
2. แวน คือ เครือข่ายบริเวณกว้าง ระยะทางมากกว่า 10 กิโลเมตรขึ้นไปจนมากกว่าหลายพันกิโลเมตร
3. อินเทอร์เน็ต คือ เครือข่ายขนาดใหญ่ ประกอบด้วยเครือข่ายแวนจำนวนมากซึ่งครอบคลุมพื้นที่กว้างไกลทั่วโลก
วิวัฒนาการของระบบสารสนเทศนั้นสามารถแบ่งเป็น 5 ระดับ คือ 1. ระดับปฎิบัติการ ที่เป็นลักษณะของข้อมูลส่วนบุคคล โดยระบบสารสนเทศที่อยู่ในระดับปฏิบัติการนั้น เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในการสนับสนุนให้องค์กรทำงานอย่างมีระบบเท่านั้น โดยมุ่งเน้นในการสนับสนุนงานแบบวันต่อวัน แม้ว่าระบบสารสนเทศจะเกิดปัญหา ก็ยังไม่ทำให้องค์กรล่มสลาย
2. ระดับการรวบรวม โดยที่ทัศนะในระดับบุคลากรจะถูกแทนที่ด้วยมาตรฐานของหน่วยงานหรือในระดับการปฏิบัติงาน มาตรวัด และทัศนวิสัย
3. ระดับการบูรณาการ ที่ขยายระดับ 2 การรวบรวม เป็นภาพรวมของธุรกิจ
4. ระดับการใช้ประโยชน์สูงสุดจากสิ่งที่มีอยู่ ซึ่งองค์กรจะปรับตัวให้สอดคล้องกับตลาดรวม และเป็นผู้นำด้านการตลาดโดยการประยุกต์ใช้ความเข้าใจเกี่ยวกับลูกค้าอย่างลึกซึ้ง ผู้จัดส่งทั้งหลาย และหุ้นส่วนทางธุรกิจทั้งหมด
5. ระดับนวัตกรรม ซึ่งการเติบโตและโอกาสที่จะได้รายได้มากที่สุด ถูกเสริมด้วยความคิดสร้างสรรค์และการปรับเปลี่ยนใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง ให้กลับมาเป็นรายได้
2. ระดับการรวบรวม โดยที่ทัศนะในระดับบุคลากรจะถูกแทนที่ด้วยมาตรฐานของหน่วยงานหรือในระดับการปฏิบัติงาน มาตรวัด และทัศนวิสัย
3. ระดับการบูรณาการ ที่ขยายระดับ 2 การรวบรวม เป็นภาพรวมของธุรกิจ
4. ระดับการใช้ประโยชน์สูงสุดจากสิ่งที่มีอยู่ ซึ่งองค์กรจะปรับตัวให้สอดคล้องกับตลาดรวม และเป็นผู้นำด้านการตลาดโดยการประยุกต์ใช้ความเข้าใจเกี่ยวกับลูกค้าอย่างลึกซึ้ง ผู้จัดส่งทั้งหลาย และหุ้นส่วนทางธุรกิจทั้งหมด
5. ระดับนวัตกรรม ซึ่งการเติบโตและโอกาสที่จะได้รายได้มากที่สุด ถูกเสริมด้วยความคิดสร้างสรรค์และการปรับเปลี่ยนใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง ให้กลับมาเป็นรายได้
